Työsopimusprosessi

1. HR saa tiedon uudesta tulijasta, jatkosopimuksesta tai työntekijämuutoksesta, joka vaatii uuden työsopimuksen.

2. HR varmistaa esihenkilöltä työsopimusta koskevat tiedot (ellei esihenkilö toimita ne jo itse suoraan)

Työsopimusta varten varmistettavat tiedot esihenkilöltä:

Työntekijätiedot:
Etunimi ja sukunimi: 
Kotiosoite:
Puhelinnumero:
Email:

Työsopimustiedot työsopimukselle:
Työsuhdemuoto: Määräaikainen/vakituinen
Työsuhteen alkamispäivä: xx.xx.2025 (mielellään kuun 1. päivä)
Mahd. määräaikaisen työsuhteen päättymispäivä: xx.xx.xxxx

Mahd. määräaikaisuuden peruste:
Tehtävänimike ja vaativuusluokka: 
Pääasialliset työtehtävät:
Palkka: 
Koeaika (joko 1kk, 3kk tai 6 kk riippuen työsuhteen kestosta):

Työaika:
Työaikaprosentti: 

Tuleeko työajanseuranta?:

3. HR lisää työsopimustiedot Hemuliin ''uusi henkilöstömuutos'' -toiminnolla

• Muutos: Muutostyyppi (Tulija, lähtijä, siirtyjä, jatkosopimus, vapaalle jääminen, vapaalta paluu, ennakkoilmoitus tulijasta)
• Organisaatiotiedot: Tehtävänimike, tehtävä, tiimi, esihenkilö
• Yhteystiedot: Etunimi, sukunimi, henk. koht. sähköposti, kotiosoite, postinro, postitoimipaikka
• Työsopimustiedot: Työsuhteen alkupäivä, työsuhdemuoto, työaikamuoto, henkilöstöryhmä, vaativuusluokka, tehtävänimike, palkka, koeaika. (Henkilötunnuksen sekä tilinumerotiedon täyttää työntekijä itse tervetulolomakkeen kautta kun on allekirjoittanut sopparin

4. Kun tiedot on syötetty Hemulin henkilöstömuutoslomakkeelle, painetaan ''työnkulku'' -nappia -> ''käsittele työsopimusprosessina.'' Varmistathan vielä, että kaikki tarvittavat tiedot varmasti lisätty, muutoin automaatio ei toimi.

5.  Teamsiin ja sähköpostiin ilmestyy Power Apps Approvals-ilmoitus työsuhdeprosessin aloittamisesta ''Tarkista/täydennä työsopimuksen tiedot ennen allekirjoitusta'' 

6. Tarkista vielä työsopimuksesta tehdyn Word-luonnoksen kautta, että kaikki sopimuksella täsmää. Tarkista erityisesti päivämäärät, työsuhteen voimassaolo, määräaikaisuuden peruste, mahd. irtisanomisaika ja työntekijän kontaktiedot.

7. Hyväksy Power Apps Approvals-ilmoitus. Tämä generoi työsopimuksen automaattisesti Scriveen.

8. Tarkista työsopimuksen tiedot Scriven osalta, erityisesti, että allekirjoittajien tiedot ovat oikein ja menee oikeassa järjestyksessä.

9. Työsopimus lähtee allekirjoitusjärjestyksessä vastaanottajille, kun on allekirjoitettu, niin pingahtaa ilmoitus/tiketti HR:ään, IT:hen sekä taloushallintoon. Hemulissa pyörähtävät käyntiin myös automaatiot, joilla luodaan henkilölle muun muassa tunnarit, lähtee tulijakysely, jossa kysytään laitevalinnat sekä etuusvalinnat sekä lisäytyy intraan sekä ''Uusi sitralainen'' Teams-kanavalle.

10. Henkilön työsopimus tallentuu hänen henkilökohtaiseen Hemuli-kansioon, vaatii HR-käyttäjän pyörähtämisen tulijan Hemuli-henkilöstömuutoslomakkeella allekirjoituksen jälkeen.