Henkilöstöetujen käsittelyn prosessikuvaus

Yleistä

Lounas,- virike ja työmatkaedut tulevat Edenrediltä ja HR hallinnoi henkilöstön etutilauksia. Kaikki tilaukset ja niiden hallinnointi sekä raportointi tapahtuu Edenredin Ticket On The Web- työkalun kautta. Sisäiseen käyttöön on lisäksi erillinen Lounasexcel, jossa hallinnoidaan kuukausittain kaikkia lounasetuja eli myös niitä, joille lounasetu menee rahana. Lounasxxcel mahdollistaa lounasedun kokonaishallinnan ja muutoksien ylläpidon.  

Lounasetu kuuluu kaikille työsuhteisille, jotka työskentelevät yli 20h/vko poislukien neuvonantajat/vanhemmat neuvonantajat. Virike- ja työmatkaetu kuuluu kaikille työsuhteisille, joiden työsuhde kestää vähintään 6kk ja osa-aikaisille, joiden työaika on vähintään 20h/vko.

Lounasetu

Sitrassa lounasetu tarjotaan henkilöstölle luontoisetuna, jolloin se on verotettaaa tuloa ja käsitellään palkkana. Edun verotusarvo lisätään palkkaan, jolloin siitä maksetaan henkilökohtaisen veroprosentin mukainen tulovero. 

Tilausprosessi: lounasetu tilataan kerran kuukaudessa vähintään kaksi viikkoa ennen latauspäivää. Esim. maaliskuun lounasetu tilataan viimeistään 15.2. HR hallinnoi henkilöstön lounasetuja Lounasexcelillä, jossa ylläpidetään työntekijöiden tietoja (mm. hlönumero ja kustannuspaikka, lounasedun muoto joko etuna tai rahana) sekä johon voidaan viedä kuukausittaiset muutokset (osa-aikaisuudet, poissaolot). Lounasexcelistä tilaus kopioidaan Edenredin tilaustyökaluun. 

Palkkahallintoon raportoidaan kerran kuussa palkkatapahtumaexcelillä

a) ne työntekijät, joille on tilattu lounasetuja ja sen määrä 

b) ne työntekijät, joille etu menee rahana mutta ei täysimääräisenä (esim. osa-aikaiset, vapailijat)

Niiden osalta, joille lounasetu menee täysimääräisesti rahana, tiedot löytyvät palkkahallinnosta ja henkilön palkkaperusteista ja heidän lounasetuaan ei raportoida erikseen. 

Virike-etu tilataan keskitetysti kerran vuoteen koko henkilöstölle ja uusille työntekijäille sitä mukaa kun heitä aloittaa. Tilaussummat määräytyvät työsuhteen keston mukaan ollen max 400€/vuosi. Etu tilataan ainoastaan täysiltä työskentelykuukausilta. 

Työmatkaetu tilataan keskitetysti kerran vuoteen koko henkilöstölle ja uusille työntekijäille sitä mukaa kun heitä aloittaa. Tilaussummat määräytyvät työsuhteen keston mukaan ollen max 300€/vuosi. Etu tilataan ainoastaan täysiltä työskentelykuukausilta. Yksi kk = 25€.